Als Unternehmer habe ich in den letzten Jahren immer mehr erkannt, wie wichtig die Digitalisierung für mein Unternehmen ist. Mit der rasanten Entwicklung von Apps und Software war es jedoch schwierig zu entscheiden, welche die richtige für mein Unternehmen ist. Doch als die Covid-Pandemie begann, sah ich darin eine Chance, diese Zeit zu nutzen und mein langjähriges Know-how als Unternehmer in eine bahnbrechende Software zu investieren.
Ich wollte eine Software entwickeln, die auf dem absolut neuesten Stand der Technik ist und meinem Unternehmen für die nächsten 15 Jahre eine sichere Zukunft bietet. Es war mir klar, dass die Entwicklung dieser Software einige Jahre in Anspruch nehmen würde, aber ich wusste auch, dass es sich lohnen würde, wenn ich das Projekt abschließe.
So begann ich mit meinem Team die Arbeit an einer dokumentenbasierten Field Management Auftragssoftware. Diese Software sollte nicht nur die Arbeitsabläufe in meinem Unternehmen optimieren, sondern auch die Arbeit meiner Mitarbeiter erleichtern und verbessern. Ich war mir sicher, dass diese Software eine Revolution in meinem Unternehmen bringen würde und ich freute mich auf das, was kommen würde.
Was bedeutet “dokumentenbasiert” und welche Vorteile bietet sie zu anderen Datenbanken?
Bei einer dokumentenbasierten Datenbank werden die Daten in Dokumenten gespeichert, die strukturiert und hierarchisch aufgebaut sind. Jedes Dokument enthält alle notwendigen Informationen, die für die jeweilige Aufgabe oder den Prozess benötigt werden. Im Gegensatz dazu werden bei einer relationalen Datenbank die Daten in Tabellen und Spalten gespeichert, die miteinander verknüpft sind.
Eine weitere Datenbankenstruktur, die im Zusammenhang mit Field Management Software häufig verwendet wird, ist die graphenbasierte Datenbank. Hierbei werden die Daten als Knoten und Kanten in einem Graphen dargestellt. Diese Art von Datenbank eignet sich gut für komplexe Beziehungen zwischen den Daten.
Im Vergleich zur relationalen und graphenbasierten Datenbank bietet die dokumentenbasierte Datenbank einige Vorteile. So ermöglicht sie eine schnellere Entwicklung und Anpassung der Software, da die Struktur der Daten flexibler ist. Auch die Skalierbarkeit der Datenbank ist besser, da Dokumente einfach hinzugefügt werden können, ohne dass die Datenbankstruktur angepasst werden muss. Zudem können komplexe Datenstrukturen einfacher und schneller abgebildet werden.
Insgesamt bietet die dokumentenbasierte Datenbank eine effiziente und flexible Möglichkeit zur Speicherung und Verarbeitung von Daten in Field Management Software.
Welche Programmiersprache haben wir für die Erstellung verwendet und warum?
Wir haben uns bei der Entwicklung unserer dokumentenbasierten Field Management Auftragssoftware für Firebase von Google entschieden, weil es uns eine Vielzahl an Funktionen bietet, die für die Erstellung einer solchen Software notwendig sind. Firebase ist eine Cloud-basierte Plattform, die eine NoSQL-Datenbank namens Firestore beinhaltet, die sich perfekt für unsere Anforderungen eignet.
Firestore ist eine flexible, skalierbare und performante Datenbank, die uns ermöglicht, unsere Auftragsdaten in Dokumenten zu speichern und diese hierarchisch zu strukturieren. Die Datenbank bietet zudem die Möglichkeit, die Daten in Echtzeit zu synchronisieren und bereitzustellen. Dies ist besonders wichtig für uns, da unsere Field Service Mitarbeiter stets Zugriff auf die neuesten Daten haben müssen.
Um Firebase und Firestore nutzen zu können, benötigen wir grundlegende Kenntnisse in JavaScript. Firebase bietet aber auch SDKs für andere Programmiersprachen wie Swift und Java/Kotlin an, die uns bei der Integration in unsere mobilen Apps unterstützen.
Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit unserer Entscheidung, Firebase und Firestore als Basis für unsere Field Management Auftragssoftware zu verwenden. Es ermöglicht uns eine schnellere Entwicklung und Anpassung unserer Software und bietet uns eine solide Grundlage für die Zukunft. (siehe Blog: Digitales Zeitalter in der Reinigungsbranche)
Was ist eine Field Management Software?
Eine Field Management Software ist eine spezielle Art von Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Koordination von Außendienstmitarbeitern unterstützt. Die Software hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und zu automatisieren, um Zeit und Kosten zu sparen.
Eine Field Management Software bietet in der Regel Funktionen zur Planung und Zuweisung von Aufträgen an Mitarbeiter. Die Software ermöglicht es Unternehmen, Aufträge schnell und einfach an die richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Zudem bietet eine Field Management Software Funktionen zur Überwachung des Fortschritts der Arbeit. Mitarbeiter können ihren Status aktualisieren und ihren Fortschritt melden, so dass das Management immer den Überblick behält.
Eine Field Management Software kann auch bei der Verwaltung von Inventar, Ressourcen und Arbeitszeit helfen. So können beispielsweise Fahrzeuge und Geräte verfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie immer einsatzbereit sind. Auch die Verwaltung von Arbeitszeit und Spesenabrechnungen kann in der Software integriert werden.
Durch den Einsatz einer Field Management Software können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, da die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können. Auch die Mitarbeiter profitieren von der Software, da sie einfacher und schneller auf Aufträge zugreifen können und ihre Arbeit effektiver gestalten können.
Insgesamt bietet eine Field Management Software eine solide Grundlage für Unternehmen, um ihre Außendienstmitarbeiter zu koordinieren und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
Warum haben wir uns für die Entwicklung einer neuen Software entschieden?
Als führender Anbieter von Reinigungsleistungen für Privatkunden ist Mr. Cleaner seit über 15 Jahren in der Branche tätig. Dabei setzt das Unternehmen auf eine flexible und kundenorientierte Geschäftsstrategie, die es den Kunden ermöglicht, kurzfristig und ohne vertragliche Bindung Reinigungsleistungen zu buchen.
Um diese Geschäftsstrategie erfolgreich umzusetzen, hat Mr. Cleaner in den letzten Jahren kontinuierlich an der Optimierung seiner Software gearbeitet. Doch mit der Zeit stieß das Unternehmen immer mehr an die technologischen Grenzen von Datenbanken und somit Geschwindigkeit. Datenanfragen dauerten bis zu 60 Sekunden, was für Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen frustrierend war.
Als eines der innovativsten Unternehmen in der Branche war es für Mr. Cleaner wichtig, eine neue Softwarelösung zu finden, die den Bedürfnissen seiner Kunden und Mitarbeiter gerecht wird. Das größte Ziel dabei war die Schaffung einer Dienstleister-App, die es den Mitarbeitern in Echtzeit ermöglicht, neue Angebote anzunehmen, Termine zu verwalten und die Arbeit vor Ort zu dokumentieren. Die App sollte auch die Abrechnung von Aufträgen ermöglichen und nahtlos mit der Auftragssoftware im Büro kommunizieren.
Mr. Cleaner war bereits in der Vergangenheit Vorreiter in der Branche, indem sie als erstes Unternehmen ein Leadformular auf ihrer Website einsetzten, um Kundenanfragen entgegenzunehmen und Angebote über ein CMS an die Kunden zu senden. Die Entwicklung einer neuen Softwarelösung war somit der nächste logische Schritt, um den Kunden und Mitarbeitern eine noch bessere und nahtlosere Erfahrung zu bieten.
Insgesamt hat sich Mr. Cleaner für die Entwicklung einer neuen Software entschieden, um die Geschäftsstrategie des Unternehmens weiter voranzutreiben und seinen Kunden und Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu bieten. Mit der neuen Dienstleister-App und der verbesserten Auftragssoftware im Büro ist Mr. Cleaner bestens gerüstet, um auch in Zukunft ein führender Anbieter von Reinigungsleistungen zu bleiben.
Wie lange hat die Entwicklung gedauert?
Die Entwicklung der neuen Softwarelösung hat insgesamt drei Jahre in Anspruch genommen. Seit März 2023 ist die Software online und wird zu 100% im Einsatz genutzt. Die alte Software wurde abgeschalten und die Daten konten erfolgreich migriert werden.
Ursprünglich konzentrierte sich das Team von Mr. Cleaner auf die wichtigsten Features der Software, jedoch wurden im Laufe der Arbeiten immer mehr Features hinzugefügt. Das Unternehmen war entschlossen, nicht zufrieden zu sein, bis alle Anforderungen zu 100% erfüllt wurden.
Ein Grund für die lange Entwicklungsphase waren die Anforderungen an verschiedene Rechte und Rollen in der Software. Es wurde schnell klar, dass die Software nicht nur für Mr. Cleaner, sondern auch als White-Label-Lösung für andere Unternehmen und Branchen eingesetzt werden soll. Die Implementierung von Rechten und Rollen ermöglicht es Mr. Cleaner nun, Anforderungen in verschiedenen Ländern besser zu erfüllen.
Insgesamt war die Entwicklung der neuen Softwarelösung von Mr. Cleaner eine komplexe Aufgabe, die jedoch erfolgreich umgesetzt wurde. Durch die lange Entwicklungsphase und das tiefe Eintauchen in die Features konnte Mr. Cleaner sicherstellen, dass alle Anforderungen zu 100% erfüllt werden und die Software das Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich unterstützt.
Welche Key-Features bietet die Software?
Unsere Field Management Software von Mr. Cleaner bietet Unternehmen eine Vielzahl von leistungsstarken Tools, um ihre Aufträge effizient und digital zu verwalten. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen und Features, die unsere Software auszeichnen:
- Angebots- und Rechnungsstellung
Mit dieser Funktion können Unternehmen Angebote und Rechnungen schnell und einfach erstellen und optimieren. Durch die Möglichkeit der Überprüfung des PDFs mit einem Klick wird die Qualität der Angebote verbessert und Fehler können vermieden werden.
- Kundenportal
Das Kundenportal bietet Kunden einen bequemen Zugang zu wichtigen Dokumenten wie Angebote und Rechnungen. Kunden können jederzeit und von überall aus auf ihre Informationen zugreifen und sich durch eine PLZ-Authentifizierung verifizieren.
- Dienstleister Mobile App
Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dienstleistungen. Dienstleister können verfügbare Aufträge in ihrer Umgebung anzeigen und nach Verfügbarkeit annehmen oder ablehnen. Außerdem können sie alles von Terminen vereinbaren bis hin zu Mitarbeiter einteilen und Protokolle mit Fotos und Aufwand ausfüllen.
- Verknüpfung mit Payment-Anbietern wie Bank, Stripe oder Sumup
Durch die sichere API-Schnittstelle können Bankkonto, Sumup und Stripe auf einfache Art und Weise verknüpft werden. Zahlungseingänge werden erkannt und automatisch dem entsprechenden Auftrag zugeordnet.
- Dienstleisterverwaltung
Diese Funktion ermöglicht es Dienstleistern, sich zu registrieren und eigene Mitarbeiter anzulegen, um diesen Aufträge zuzuweisen. Die Software verwaltet die Dienstleister und deren Aufträge und rechnet diese am Ende sogar über eine Gutschrift ab.
- Statistiken
Über Statistiken haben Unternehmen in Echtzeit immer einen Überblick über Angebote, Aufträge, Stornos, offene Rechnungen, bezahlte Beträge, Adwords und andere wichtige KPIs.
- Status deiner Aufträge
Die Software zeigt den Status der Aufträge in einem sogenannten Split-View an und unterteilt diese in verschiedene Stadien. Dies gibt Unternehmen einen Überblick über die aktuelle Situation und erleichtert die Priorisierung von Aufgaben.
- Reinigungsprotokolle
Das Customer Portal bietet eine Funktion zur Anzeige des Protokolls vor und nach der Arbeit. Sobald der Dienstleister vor Ort beim Kunden das entsprechende Protokoll über die Dienstleister-App ausfüllt, wird es als PDF im Portal gespeichert und dem Kunden zur späteren Kontrolle angezeigt.
Die Field Management Software von Mr. Cleaner bietet somit eine breite Palette an nützlichen Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Aufträge effizient und digital zu verwalten.
Was sind die Vorteile gegenüber einer vergleichbaren Software?
Gerne komme ich der Frage nach, welche Vorteile unsere Field Management Software gegenüber vergleichbaren Softwarelösungen bietet. Wir verstehen den Wunsch unserer Kunden nach einer einzigen Software, die alle Geschäftsprozesse abdeckt. Mit unserer Software bieten wir leistungsstarke Tools, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Zeit und Ressourcen zu sparen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Vorteile, die unsere Software im Vergleich zu anderen Lösungen bietet:
- Direkte Integration von Kundenanfragen
Kundenanfragen landen direkt in der Field Management Auftragssoftware, ähnlich wie eine E-Mail in der Inbox. Der Support sieht sofort, welche Anfragen neu sind und kann ein Angebot erstellen.
- Angebote per Sendgrid und SMS
Angebote, die per Sendgrid und/oder SMS an die Kunden geschickt werden, haben eine geringere SPAM-Quote und erreichen automatisch eine höhere Durchdringungs- und Öffnungsrate. Unsere SPAM-Quote liegt dank Sendgrid bei unter 1%, während die Öffnungsrate der Angebote bei über 90% und die Bestätigungsquote bei nahezu 40% liegt.
- Verknüpfung von Zahlungen und Aufträgen
Durch die Verknüpfung von Zahlungen mit den entsprechenden Aufträgen ist das Unternehmen am Ende des Monats in der Lage, Exporte an den Steuerberater mit korrekten Kontenrahmen und Buchungsbezeichnungen zu erstellen und den Zeitaufwand erheblich zu reduzieren.
- Abrechnung der Dienstleister
Die Abrechnung der Dienstleister kann sehr aufwendig sein und ist oft fehleranfällig. Unsere Software übernimmt die Abrechnung der Dienstleister in Form einer Gutschrift, die jeden Monat sauber und übersichtlich die durchgeführten Aufträge erfasst und verrechnet.
Unsere Software übernimmt die Funktion vieler kleiner Software, die Unternehmen gewohnt sind bzw. waren, im Zuge ihrer Geschäftstätigkeit zu nutzen. Mit unserem Anspruch, alle Geschäftsprozesse in einer Software zu bündeln, bieten wir unseren Kunden eine effiziente Lösung, die sie bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt.
Welche Hoffnungen kann man sich mit dem Einsatz dieser Software machen?
Die Einsatzmöglichkeiten und damit verbundenen Hoffnungen bei der Verwendung unserer Field Management Software sind vielfältig. Ein großer Vorteil liegt darin, dass Unternehmen mit der Software ihre Geschäftsprozesse optimieren und Zeit- sowie Ressourceneinsparungen erzielen können. Zudem können sie durch die Digitalisierung ihrer Prozesse eine höhere Transparenz und Kontrolle über ihre Abläufe gewinnen.
Auch die Dienstleister profitieren durch die einfache und effiziente Abwicklung von Aufträgen und einer unkomplizierten Abrechnung. Die Kunden wiederum profitieren von einem bequemen Zugang zu Angeboten und einer transparenten Abwicklung der Reinigungsleistungen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Hoffnungen auf eine effizientere, transparentere und kosteneffektivere Geschäftstätigkeit mit der Nutzung unserer Software verbunden sind.
Wer ist die Zielgruppe für diese Software?
Selbstständige und Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, müssen in der heutigen Zeit mit einem hohen Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Aufträgen und Kundenanfragen rechnen. Die Automatisierung dieser Prozesse ist für viele Unternehmen daher ein entscheidender Faktor für den Erfolg im Wettbewerb. Hier kommt unsere dokumentenbasierte Field Management Software ins Spiel. Die Software richtet sich an Unternehmen jeder Größe, die ihre Abläufe automatisieren und digitalisieren möchten, um die Effizienz zu steigern und die Kommunikation zwischen Büro, Dienstleistern und Kunden zu verbessern.
Insbesondere Facility-Management-Unternehmen, Wartungsdienstleister, Reinigungsunternehmen sowie Baufirmen können von der Nutzung unserer Software profitieren. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Aufträge, Angebote und Rechnungen automatisch zu erstellen, zu verwalten und abzurechnen. Auch die Verwaltung von Dienstleistern und deren Verfügbarkeiten wird erleichtert. Zudem bietet die Software ein Kundenportal, über das Kunden jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente und Angebote haben.
Unsere Field Management Software richtet sich auch an Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind und somit Anforderungen an verschiedene Rechte und Rollen in der Software haben. Durch die Möglichkeit der Verwaltung von verschiedenen Rollen und Rechten können Anforderungen von Unternehmen in verschiedenen Ländern gewährleistet werden.
Durch die Skalierbarkeit und Flexibilität der Software kann sie sich problemlos den Bedürfnissen und Anforderungen verschiedener Unternehmen anpassen. Sie kann als White-Label-Lösung genutzt werden und somit auch in anderen Branchen zum Einsatz kommen.
Insgesamt ist unsere Field Management Software eine Lösung für Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse automatisieren und digitalisieren möchten, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu steigern.
Ab wann lohnt sich die Investition in eine FMS?
Die Investition in eine Field Management Software (FMS) lohnt sich für Unternehmen ab einer gewissen Größe und Anzahl von Aufträgen, bei denen man manuell nicht mehr effizient arbeiten kann. Eine FMS optimiert die Geschäftsprozesse und führt zu einer Zeitersparnis sowie einer Reduzierung von Fehlern.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Skalierbarkeit der Software. Wenn das Unternehmen plant zu wachsen, ist es sinnvoll, eine FMS zu verwenden, um das Wachstum zu unterstützen und die Abläufe zu automatisieren.
Des Weiteren können auch Kostenfaktoren eine Rolle spielen. Wenn das Unternehmen durch den Einsatz der FMS langfristig Kosten einsparen kann, ist die Investition in die Software rentabel.
Zusammenfassend lohnt sich die Investition in eine FMS für Unternehmen, die viele Aufträge verwalten und eine Automatisierung und Digitalisierung ihrer Abläufe anstreben. Die Skalierbarkeit der Software sowie mögliche Kosteneinsparungen sind wichtige Faktoren bei der Entscheidung für eine FMS.
Für wen ist diese Software nicht die richtige Lösung?
Die Field Management Software ist nicht die richtige Lösung für Unternehmen, die ausschließlich projektbezogene Dienstleistungen anbieten, bei denen jeder Auftrag ein Unikat ist und keine wiederkehrenden Abläufe oder wiederholenden Prozesse beinhaltet. Die Software ist auch nicht geeignet für Unternehmen, die ausschließlich Produkte verkaufen und keine Dienstleistungen anbieten. In diesem Fall wäre eine Warenwirtschaftssoftware oder ein Online-Shop-System wahrscheinlich besser geeignet.
Zudem ist die Software möglicherweise nicht die richtige Lösung für Unternehmen, die nicht bereit sind, in die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse zu investieren oder die keine Möglichkeit haben, ihre bestehenden Prozesse zu optimieren. Letztendlich hängt die Eignung der Software von den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens ab.
Zusammenfassung
Unsere Field Management Software bietet Unternehmen im Bereich Dienstleistungen eine Vielzahl von leistungsstarken Tools, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufträge effizient und digital zu verwalten. Angebots- und Rechnungserstellung, Kundenportal, Dienstleister Mobile App, Verknüpfung mit Payment-Anbietern wie Bank, Stripe oder Sumup, Dienstleisterverwaltung, Statistiken, Status der Aufträge und Reinigungsprotokolle sind einige der Key-Features.
Die Software bietet eine hohe Skalierbarkeit und ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. Sie automatisiert und digitalisiert Abläufe, optimiert Geschäftsprozesse und verbessert die Kommunikation zwischen Büro, Dienstleistern und Kunden.
Die Zielgruppe sind Unternehmen, die Aufträge für Dienstleistungen anbieten und verwalten, wie z.B. Facility Management, Wartungsdienstleistungen, Reinigungsdienste oder Bauprojekte. Ab einer bestimmten Größe und Anzahl von Aufträgen lohnt sich die Investition in eine FMS, da sie Zeit und Ressourcen spart und die Effizienz steigert.
Die Software ist jedoch nicht für Unternehmen geeignet, die nur wenige Aufträge pro Monat bearbeiten oder bei denen die Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern auf einem sehr informellen Niveau stattfindet.
